ДОВЕРИЕ, ОСНОВАННОЕ НА ОПЫТЕ

Бесплатный звонок по РФ:


intercomp.ru info@intercomp-cbu.ru
8 800 700-13-78 +7 495 660-13-77

Критерии выбора аутсорсинг провайдера

Говоря о возможности получения преимуществ от использования аутсорсинга в бюджетных организациях необходимо отметить, что эффективность аутсорсинга зависит от правильного выбора провайдера.

Существует несколько критериев, по которым можно оценить провайдера и выбрать для себя надежного аутсорсинг партнера. К таким критериям относятся: ресурсная база провайдера и административно-репутационные характеристики. Для получения понимания о достаточности у предполагаемого провайдера перечисленных ресурсов необходимо провести оценку, которая позволяет дать ответы на следующие вопросы:

Обладает ли провайдер необходимым количеством сотрудников для реализации учетно-финансовых процессов учреждения?

Как правило, для реализации крупномасштабных проектов даже наиболее крупным провайдерам приходится расширять свой штат, но основной состав операционной команды для обслуживания уже должен быть у провайдера. В противном случае высок риск невыполнения провайдером своих обязательств по качественному обслуживанию учреждения и постоянного срыва сроков выполнения отдельных операций.

Обладают ли сотрудники провайдера необходимой квалификацией для выполнения работ?

Квалификация персонала провайдера является одним из ключевых критериев оценки потенциального аутсорсинг партнера. В связи с этим целесообразно узнать у провайдера о стаже и опыте работы сотрудников, наличия документов подтверждающих их квалификацию (например, сертификатов профессиональных бухгалтеров), существование в компании системы обучения и повышения квалификации персонала, а также частоту проведения таких мероприятий. Хорошим показателем является факт наличия в штате «узких» специалистов – сотрудников с большим опытом работы и специализацией в определенных областях учета.

Обладает ли провайдер необходимым методологическим опытом?

Успешное внедрение аутсорсинг решения во многом зависит от уровня компетенции провайдера, его методологического опыта. Вероятность того, что переход на аутсорсинг пройдет безболезненно и принесет ожидаемые результаты, существенно выше, если провайдер успешно реализовывал проекты с учреждениями одного профиля и масштаба с заказчиком, а значит, уже обладает апробированной методологией и опытом управления подобными проектами. Помочь в оценке данного критерия могут рекомендации и примеры успешного сотрудничества с существующими клиентами провайдера.

Обладает ли провайдер системой контроля и управления качеством предоставляемых услуг?

Наличие у провайдера системы контроля качества оказываемых услуг повышает вероятность успешной реализации аутсорсинг проекта, т.к. ее наличие позволяет сократить риски невыполнения провайдером своих обязательств. Также необходимо отметить, что организация эффективной системы контроля качества оказываемых услуг невозможна без тщательного документирования всех операций. Поэтому, при выборе аутсорсинг провайдера для бюджетного учреждения целесообразно отдавать предпочтение тем провайдерам, чья деятельность строго регламентируется внутренними документами и контролируется системой управления качеством предоставляемых услуг.

Обладает ли провайдер достаточными техническими средствами?

Наличие у провайдера собственной развитой ИТ-инфраструктуры и специализированных программных решений может говорить о достаточном уровне профессионализма провайдера. Необходимо также не только учитывать текущее состояние и загрузку ИТ-инфраструктуры, но и оценить потенциальные возможности быстрого расширения технических средств провайдера, так как это может быть необходимо при увеличении объема операций.

Какую программную платформу будет использовать провайдер для обслуживания учреждения?

Разные провайдеры могут использовать разные программные средства. Практика показывает, что наиболее целесообразно привлекать провайдеров, использующих для обслуживания единую с профильным министерством или ведомством программную платформу, так как это позволяет использовать уже существующее программное решение, разработанное с учетом специфики учетных процессов учреждения, что снижает риск ошибок при обмене данными с контролирующими органами, возникающими при передачи данных из разных систем.

Обладает ли провайдер достаточным количеством специалистов технической поддержки?

Так как процесс обслуживания предполагает автоматизацию учетных процессов на базе на программной платформе провайдера, а также предполагает использование сотрудниками обслуживаемого учреждения различными программно-аппаратными комплексами провайдера необходимо удостовериться, что у провайдера существует подразделение технической поддержки, которое поможет сотрудникам учреждения при возникновении технических вопросов.

Как провайдер планирует обеспечивать обмен данными между собственными специалистами и обслуживаемым учреждением?

Организация процесса обмена данными между специалистами провайдера и обслуживаемым учреждением является крайне важным звеном в модели обслуживания провайдера и существенно влияет на эффективность аутсорсинг решения (аутсорсинг бюджетных учреждений). Существует два способа обмена данными: физическая передача документов и электронный обмен данными.

Физическая передача первичных бухгалтерских документов может занимать время, но основной вопрос в том, кто именно будет осуществлять доставку. Как правило, в случае физического обмена документацией, наиболее практичным является организация доставки силами курьерской службы самого провайдера, так как выделение учреждением отдельного сотрудника для доставки документации провайдеру будет нецелесообразным из-за высокой стоимости такого процесса.

Более технологичным и эффективным является организация электронного обмена данными, при котором оригиналы бухгалтерской документации остаются на хранении в учреждении, а специалистам провайдера отправляются отсканированные изображения документов через систему безопасного обмена и хранения данных. Необходимо помнить, что действующие нормы российского законодательства требуют использования сертифицированных комплексов обеспечения безопасности электронного обмена с использованием шифрования данных. Поэтому при выборе провайдера целесообразно уточнить есть ли в распоряжении провайдера такие комплексы.

Одновременно с оценкой ресурсной базы проводится отбор потенциальных провайдеров и по административно-репутационным критериям, к которым относятся: срок работы компании на рынке, профильность бизнеса по оказанию услуг аутсорсинга, четкость договорных отношений, наличие страхования профессиональной ответственности и объем ущерба, покрываемого страховой компанией, рекомендации существующих клиентов.

Правильный выбор аутсорсинг провайдера имеет ключевое значение для успеха реализации аутсорсинг проекта и получения учреждением-заказчиком максимальной выгоды. Именно поэтому руководителю учреждения необходимо крайне ответственно подходить к процессу выбора потенциальных аутсорсинг партнеров.

Яндекс.Метрика