ДОВЕРИЕ, ОСНОВАННОЕ НА ОПЫТЕ

Бесплатный звонок по РФ:


intercomp.ru info@intercomp-cbu.ru
8 800 700-13-78 +7 495 660-13-77

Первичные документы в бюджетной организации как основа бюджетного учета

23.08.2017
youtube

Первичные документы в бюджетной организации как основа бюджетного учета

ИРИНА БАРИНОВА

ИРИНА БАРИНОВА

МЕТОДОЛОГ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА УСЛУГ И МЕТОДОЛГИИ ИНТЕРКОМП ЦБУ

«Бухгалтерские вести», июль-август 2017

Каждый факт хозяйственной жизни бюджетного учреждения должен найти свое отражение в первичных документах (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На основании их бухгалтерия производит отражение операций на счетах бухгалтерского учета.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н, утвердил формы первичных учетных документов и регистры бухгалтерского учета, вступил в силу с 2015 г., но несмотря на это при проведении финансового контроля контролирующие органы отмечают большой процент использования бюджетными учреждениями первичных документов по устаревшим формам, а также выявляются многочисленные нарушения в оформлении первичных документов.

Отсутствие первичных документов

В нарушение п. 7 Инструкции N 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете при проведении контрольных мероприятий выявляются факты отсутствия первичных документов в бюджетных учреждениях. Найти на основании какого документа производятся записи в учете не представляется возможным. Бухгалтерам необходимо взять для себя за правило п.7 Инструкции № 157н - основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы, т.е. в учете отражать только те операции, которые документально подтверждены.

Первичные документы по учету нефинансовых активов бюджетного учреждения

Одним из часто встречающихся нарушений в отношении первичных документов можно выделить нарушения в оформлении движения нефинансовых активов. Рассмотрим более подробно данные нарушения на примерах.

1. При списании основных средств стоимостью до 3000,00 руб. с забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» зачастую бюджетные учреждения оформляют акт о списании малоценных предметов (окуд 0504143). Данная форма была утверждена Приказом Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, но документ утратил силу с 01.10.2005 года. При списании основных средств стоимостью до 3000,00 руб., должны соблюдаться все те же процедуры и правила списания, что и для основных средств на балансе бюджетного учреждения. Т.е. если комиссия учреждения по списанию и поступлению активов выносит решение о списание таких основных средств, оформляются акты списания, соответствующей формы. Формы актов на списании утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 г. № 52н.

Списание ос Форма акта
при списании основных средств, относящихся к транспортным средствам Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105)
при списании мягкого и хозяйственного инвентаря Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)
при списании иных основных средств Акт о списании объектов нефинансовых активов (ф. 0504104)

На основании оформленных соответствующим образом актов бухгалтерия учреждения отражает данное выбытие с забалансовых счетов (п.373 Инструкции № 157н).

2. Выявляются нарушения при оформлении первичных документов бюджетного учреждения: не заполняются все реквизиты, предусмотренные соответствующими формами. Например, в Актах о списании материальных запасов (ф.0504230) не указываются материально-ответственные лица, не указываются причины списания материальных запасов в табличной части, нет итогового заключения комиссии по списанию и т.д.

Напомним, перечень обязательных реквизитов первичного документа для бюджетного учреждения установлен в ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных вышеуказанным пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичные документы по начислению заработной платы

Множество нарушений выявляются в оформление первичных документов, необходимых для начисления и отражения заработной платы в учете. К ним можно отнести: использование в учете табеля учета рабочего времени форма по ОКУД 0301008, нарушения в оформление кадровых приказов (распоряжений) руководителей бюджетных учреждений, влияющих на расчет заработной платы (например, при использовании унифицированной формы Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1 при приеме на работу не указывается: оклад сотрудника, надбавки и т.д.).

Приказом Минфина России №52 н для учета рабочего времени сотрудников бюджетного учреждения предусмотрен Табель учета использования рабочего времени (ф.0504421). Учреждение самостоятельно определяет каким образом будет вестись учет рабочего времени: сплошным методом или регистрировать только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, обычно данный порядок закрепляется в учетной политике учреждения.

Унифицированная формы кадровых приказов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», учреждения государственного сектора могут ими воспользоваться, также работодатель может разработать свои формы первичных документов по кадровым приказам, не забывая о перечне обязательных реквизитов для первичных документов.

Пометки и исправления в первичных документах

На первичных документах должностные лица и бухгалтера имеют право ставить необходимые для работы пометки, законодательством РФ и действующими инструкциями по бюджетному учету нет ограничений и запретов на такие действия. Например, руководитель учреждения может, поставить на счетах на оплату пометки за счет какого источника произвести оплату счета, поставить свою визу; должностные лица, при проведении внутреннего финансового контроля, могут поставить на первичном документе отметку, что документ прошел внутренний контроль и нарушения не выявлены (п.3 Инструкции № 157н), бухгалтерия учреждения может оставить отметку по какому КОСГУ будет оплачиваться предоставленный счет и т.д. Таким образом на документах будут соответствующие пометки должностных лиц бюджетного учреждения.

При выявлении ошибок в первичных документах необходимо внести соответствующие исправления, данные нормы регламентированы ч. 7 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Исправления производятся следующим образом: зачеркивается одной чертой ошибочная информация, так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сверху пишется исправленный вариант. Необходимо помнить: исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (вносить исправления в банковские и кассовые документы запрещено п.10 Инструкции №157н).

Яндекс.Метрика